9 domande scomode da fare a un’agenzia web prima di ingaggiarla
16/02/2019
Aprire un sito web di buona qualità non è facile: ci sono molte cose da sapere. Scegliere di farlo con un’agenzia può semplificare enormemente il processo… purché l’agenzia sia di buona qualità!
La scelta di un’agenzia web è, probabilmente, uno dei momenti più significativi e di impatto della propria intera presenza su Internet. Scegliendo bene, troveremo un partner con cui crescere e creare un rapporto duraturo di collaborazione ricco di soddisfazioni. Scegliendo male, rischiamo a valle solo problemi e un mucchio di stress.
Come facciamo allora a capire se l’agenzia che abbiamo davanti è affidabile o meno? Quali sono, insomma, le domande da fare a un’agenzia di comunicazione prima di ingaggiarla?
Da 1 a 4: le domande “scomode ma non troppo”…
Alcune domande sono quasi ovvie. Anche queste fanno parte della nostra “lista della spesa”, e quindi le vogliamo scrivere per esteso:
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Quanto costa il servizio? Quanto va corrisposto una tantum, qual è il canone annuale per gli anni successivi, quali le spese aggiuntive, ecc…
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Quanto tempo ci vuole per creare il sito?
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Quali sono i clienti con cui l’agenzia ha collaborato? Ci sono clienti del mio settore? Ci sono clienti di dimensioni simili alle mie? Lo stile della comunicazione mi piace?
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Qual è l’esperienza dell’agenzia? Da quanti anni è attiva? Come si presenta? Chi sono i professionisti coinvolti, e che qualifiche hanno?
5. Chi lavorerà al mio sito web? Chi si prenderà cura delle mie esigenze?
L’assistenza e la personalizzazione alle esigenze dei clienti sono due aspetti fondamentali del rapporto tra cliente ed agenzia. E spesso si tralascia questo aspetto, fidandoci del reparto commerciale e immaginando che quel rapporto possa essere uguale una volta concluso il contratto.
Ma non è così: chi si prenderà cura del nostro sito sarà potenzialmente una persona diversa dal commerciale, per esempio un analista o uno sviluppatore dedicato. Oppure potrà essere un team di sviluppatori, e di volta in volta potremo avere a che fare con persone differenti.
In questo caso, un freelance o una micro-agenzia sarà avvantaggiata, perché la persona che farà la trattativa sarà la stessa che poi andrà a realizzare il progetto.
In qualsiasi caso, chi collaborerà con voi dovrà necessariamente avere del tempo da dedicarvi: in quale maniera questo avverrà? Tramite colloqui telefonici? Ticket ed email? Videoconferenze in Skype? Esisterà la possibilità di vedersi di persona, presso la vostra sede o quella dell’agenzia, oppure tutto avverrà via internet?
Chiedete anche con quali tempi ci si può aspettare una risposta a richieste generiche e non urgenti, come ad esempio un piccolo malfunzionamento o una richiesta di miglioria. Certamente un contratto SLA formalizzato avrà un costo non indifferente (SLA significa accordo per un livello garantito di servizio, in altre parole: tempi di risposta certi) e quindi potrebbe non essere necessaria per il vostro progetto, ma è importante avere un’indicazione di massima sui tempi di risposta standard.
Se il progetto che proponete ha una dimensione anche solo un poco più grande di un semplice sito vetrina, chiedete di poter parlare con il grafico e il programmatore che vi seguiranno: saranno queste le persone con le quali poi avrete a che fare nel corso del progetto.
6. Gli strumenti: come verrà realizzato il mio sito web?
Per realizzare un sito web, i modi sono quasi infiniti. Tuttavia, alcuni sono migliori di altri!
E’ utile avere questa informazione, per poter capire in maniera più approfondita in che modo ci troveremo poi a gestire il sito web.
Ecco alcuni dei modi in cui è possibile creare un sito internet, e le relative criticità:
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A mano, con pagine statiche: questo è il modo più semplice, più datato, e forse meno comune di lavorare. Permette risultati molto rapidi, ma non potrete modificare in autonomia il sito internet!
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Con un CMS proprietario: un CMS è un sistema di gestione dei contenuti del sito internet. La qualità del CMS dovrà essere dimostrabile, e sarà bene fare una prova su un sito di testing prima di accettare. Sarà ancora più critico definire in che modo potrete avere i vostri dati nel caso decidiate di cambiare fornitore in seguito.
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Con un CMS open source, come ad esempio Wordpress, Drupal, Joomla. Qui la criticità sarà la qualità delle realizzazioni, e sopratutto l’utilizzo di “temi” (cioè vesti grafiche) già pronti. E’ fondamentale che il vostro sito web sia veloce e unico: Internet non ha bisogno di un altro sito lento e uguale a tutti gli altri!
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Con un creatore visuale di siti (esempio). In questo caso la nostra opinione è semplice: starne alla larga! Gli editor visuali di siti, specialmente se il servizio è low cost o gratuito, la piattaforma detta tutte le regole del gioco, e spesso scarica su di voi l’onere di preparare la privacy policy o usa i dati di traffico per vendere pubblicità e analizzare gli utilizzi. E’ meglio evitare di esporre i vostri clienti a pratiche del genere.
Allo stesso modo, va valutato bene l’hosting del vostro sito. Va notato però che un hosting a basso costo può essere indice di bassa professionalità, ma allo stesso modo lo può essere una proposta di hosting su un server dedicato di ultima generazione (per un sito senza particolari esigenze)! Un sito sviluppato con un sistema come Wordpress, e non ottimizzato correttamente può richiedere anche il 1000% delle risorse realmente necessarie!
7. Privacy, dati e normative: come trattate i dati dei miei visitatori?
Privacy, questa sconosciuta! Prima di tutto, verificate gli altri siti del portfolio dell’agenzia per vedere se sono a norma. La nostra guida alla qualità del sito web può essere molto utile per analizzare alcuni dei siti web simili al nostro. Verificate in particolar modo la sezione relativa alla “Fiducia” del sito.
L’agenzia dovrà essere necessariamente nominata responsabile esterno del trattamento dei dati personali con un contratto ad hoc: chiedete di poterlo visionare in anticipo. Verificate la sicurezza, le buone pratiche, l’etica dell’agenzia. Parlate con loro dei fornitori di cui si avvalgono, dei collaboratori, del modo in cui usano i dati.
Il numero di siti web non a norma riguardo le regole basilari della privacy, della cookie policy, dei dati obbligatori è molto alto, e molti di questi sono stati sviluppati da chi si dichiara professionista. E’ davvero importante quindi non affidarvi né a un dilettante né a un professionista poco serio, perché le conseguenze possono essere piuttosto serie.
8. L’emergenza: cosa succede in caso di disastro?
Questa è una situazione in cui nessuno vorrebbe mai trovarsi. Eppure capita. Il vostro sito non funziona. E’ irraggiungibile. E’ stato “bucato” e Chrome mostra una schermata rossa prima di far entrare chiunque. Vi hanno rubato le password. Avete inavvertitamente cancellato tutto il contenuto.
Avete bisogno di aiuto urgente.
Chi risponderà alla vostra esigenza? Che succede se questa emergenza si verifica di notte, nel weekend, o il 13 agosto (magari un venerdì pomeriggio) o la Vigilia di Natale?
E’ naturale e ovvio che una task force con intervento garantito 24 ore su 24, 7 giorni su 7 sia un servizio potenzialmente estremamente costoso, e spesso nemmeno così indispensabile! Per la grande maggioranza dei siti sono sufficienti garanzie di funzionamento e tempi di intervento decisamente meno rigidi.
Tuttavia è una domanda che vale la pena fare: soprattutto per vedere che tipo di risposta e di reazione si ottiene.
La difficoltà di questo argomento è anche un’altra: essendo il discorso puramente ipotetico, è facile ottenere una risposta ottimistica o evasiva. Non accontentiamoci, ma ricordiamo anche che se quello che ci viene detto è troppo bello per essere vero, probabilmente lo è!
9. C’eravamo tanto amati: che succede in caso di addio
Il divorzio tra un’agenzia e il proprio cliente può essere molto doloroso, specie se non consensuale. Per questo è meglio mettere le mani avanti, e fare le domande scomode all’inizio. Che succede se deciso di cambiare?
Il cambio di una web agency non è solamente questione di “spostare il sito” a un nuovo fornitore. I dettagli sono complicati, e a seconda della quantità dei servizi attivati e della loro strutturazione il processo può essere anche molto complesso.
Alcuni degli elementi da tenere in considerazione sono questi:
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Chi registra il nome a dominio? Se è’ l’agenzia, a nome di chi?
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Se per la posta si utilizza un servizio esterno, chi crea e paga il servizio: il cliente o l’agenzia? Se è l’agenzia, è possibile trasferire il servizio, oppure il cambio di provider comporterà la perdita di dati? Ad esempio: le caselle di posta potranno essere spostate, oppure bisognerà crearle da zero e quindi perdere tutti i dati?
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Di chi è la proprietà del sito web? Se l’hosting è fatto presso terzi, è possibile trasferire il contratto di hosting senza spostare il sito? Se viene usata una tecnologia proprietaria, quali dati verranno forniti? E’ possibile usarli con un altro fornitore?
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L’agenzia si impegna fin da subito a collaborare con tempestività in questa situazione, oppure opporrà resistenza e trascinerà i piedi?
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Quali sono le condizioni per recedere? Penali? Tempistiche?
Un consiglio: registrate voi stessi il nome a dominio e acquistate autonomamente un servizio di email (il migliore è G Suite) e affidate all’agenzia solo la gestione del sito web. E’ la scelta che vi tutela di più.
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Scegliere il partner giusto per sviluppare la propria attività sul web è un compito non semplice, che richiede tempo, pazienza e intuito. Facendo le domande giuste, però, sarà più semplice avere in mano tutte le informazioni per metterci sulla buona strada.